เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม
บุคคลผู้ตอบแบบสอบถาม คือ พนักงานผู้ที่ใช้ระบบการใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลที่ต้องการพัฒนาเนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ซึ่งไม่ต้องมีการจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของพนักงาน สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม ทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
แบบสอบถาม
ออกสังเกตการณ์
บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์ คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการสังเกตการณ์ สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
• การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
• การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
• ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
• เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและ
สูญหายได้
• ยากต่อการหาข้อมูล
• การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
• ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
• สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้
• สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
• สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
